Jouw village: Een briefing voor eigenaren en beheerders

1. Wat is een village?

Een Village is een eigen online thuis voor je gemeenschap. Het kan een familie zijn die herinneringen levend houdt op verschillende continenten, een natuurbeschermingsgroep die onderzoek door burgers coördineert, een sportclub die evenementen en resultaten beheert of een non-profit organisatie die haar impact deelt met supporters.

In tegenstelling tot sociale mediaplatforms:

• -geen reclame. Jouw aandacht is niet het product.
• -Verkooptgeen gegevens. Informatie van leden blijft binnen je Village.
• -Gebruiktgeen algoritmische feeds. Inhoud wordt weergegeven in de volgorde waarin het is gedeeld, niet gerangschikt op betrokkenheid.
• -Alleen voor leden. Er is geen toegang voor "bezoekers". Iedereen in je Clubvillage is uitgenodigd en heeft zich aangemeld.

Je village is soeverein. Jij bepaalt de regels. Jij beslist welke functies je inschakelt. Jij kiest de taal en terminologie die bij jouw gemeenschap past. En wanneer AI-functies beschikbaar zijn, werken ze onder jouw beheer - met volledige transparantie en toestemming van de leden.

Ontworpen voor betekenisvolle relaties

Villageen zijn opzettelijk ontworpen voor echte connecties. Uit onderzoek van antropoloog Robin Dunbar blijkt dat mensen ongeveer 150 stabiele relaties onderhouden. De verschillende niveaus voor Village-lidmaatschap weerspiegelen deze filosofie: standaard beginnend bij 50 leden, met de mogelijkheid om te groeien naargelang de behoeften van je gemeenschap. Het doel is de diepte van de verbinding, niet de schaal.

2. Jouw village, jouw woordenschat

Elke gemeenschap heeft zijn eigen taal. Een familie praat niet over "posten" - ze delen herinneringen. Een natuurbeschermingsgroep heeft geen "discussies" - ze coördineren acties. Een bedrijf heeft geen "leden" - het heeft klanten.

Het Village platform past zijn terminologie aan aan jouw type gemeenschap. Wanneer je je village instelt, veranderen de woorden die in het platform worden gebruikt om aan te passen aan wie je bent.

Hier zijn enkele voorbeelden:

Er zijn in totaal negen villagestypes: Gemeenschap, Familie, Behoud, Diaspora, Non-profit, Club, Bedrijf, Whanau en Alumni. Elk village heeft zijn eigen woordenschat, aangepast aan de manier waarop dat soort groep van nature communiceert.

En als de standaardwoordenschat niet helemaal past, kun je tijdens de installatie elke term verder aanpassen.

3. Wat je village kan doen

Je Village wordt geleverd met een reeks functies, georganiseerd in groepen. Je kiest zelf welke je wilt inschakelen - je hoeft niet alles te gebruiken.

Delen en bewaren

• -Verhalen- Het hart van je village. Leden delen geschreven content met foto's, getagd op categorie en datum. Afhankelijk van je Villagestype kunnen deze Herinneringen, Impactverhalen, Projecten of iets heel anders worden genoemd.
• -Galerij- Een gedeelde verzameling foto's en media. Leden kunnen samen visuele content uploaden, taggen en doorbladeren.
• -Actueleinhoud - Een systeem voor seriële publicatie van blogs, tijdschriften, nieuwsbrieven of bulletins. Leden kunnen zich abonneren om elkaars lopende schrijfsels te volgen.
• -Documentenarchief - Upload en organiseer belangrijke documenten. De categorieën passen zich aan het type village aan (een familie kan geboorteakten en brieven opslaan; een non-profit kan subsidieaanvragen en rapporten opslaan).

Verbinden

• -Realtimechat - Beveiligde berichtenuitwisseling voor je village met het Matrix-protocol. Gesprekken blijven binnen je community.
• -Video-en spraakgesprekken - Persoonlijke gesprekken met leden van je Clubvillage, zonder dat je een account nodig hebt bij een andere service.
• -Gesprokenberichten - Audioberichten opnemen en delen binnen gesprekken.

Coördineer

• -Kalender- Gedeelde evenementen en belangrijke data. Leden kunnen evenementen aanmaken, een RSVP sturen en zien wat er op stapel staat. Belangrijke data (verjaardagen, jubilea, herdenkingen) worden apart bijgehouden zodat ze nooit worden gemist.
• -Democratischepeilingen - Stel vragen aan je leden en laat ze stemmen. Meerdere consensusmechanismen zijn beschikbaar.
• -Subgroepen- Organiseer leden in kleinere groepen binnen je Clubvillage. Handig voor commissies, teams, afdelingen of elke andere natuurlijke onderverdeling van je gemeenschap.

Slimme inbox

• E-mail-naar-inhoud- Stuur e-mails door naar je village en het systeem haalt er op intelligente wijze inhoud uit. AI-classificatie bepaalt wat voor soort inhoud het is (een verhaal, een foto, een document) en routeert het dienovereenkomstig.
• -Drempelwaarden voor betrouwbaarheid- Je stelt in hoe zeker de AI moet zijn voordat het automatisch publiceert (standaard: 70%). Onder die drempel gaat de inhoud naar een beoordelingswachtrij die een moderator moet controleren.
• Afzenders op witte lijsten- Vertrouwde e-mailadressen kunnen de beoordelingswachtrij omzeilen.

Stamboom (familie- en Whanau-villageen)

• Gezamenlijkestamboom - Een volledig stamboomsysteem waaraan elk lid kan bijdragen, met ondersteuning voor de GEDCOM-standaard.
• -Geografischekaarten - Teken familielocaties en migraties op een kaart.
• -Levensfasetijdlijn - Visualiseer levensgebeurtenissen over generaties heen.

AI-functies

Alle AI-functies vereisen expliciete toestemming van de leden en werken volgens de beheerregels van je village.

• -OCRscannen - Upload foto's van handgeschreven brieven, oude documenten of gedrukte pagina's.Het systeem leest en transcribeert de pagina's. Het systeem leest en transcribeert de tekst.
• -Patroondetectie - AI identificeert patronen in de inhoud (terugkerende thema's, verbanden tussen verhalen, gerelateerde gebeurtenissen).
• -Slimmesuggesties - Contextbewuste aanbevelingen om leden te helpen gerelateerde inhoud te ontdekken.
• Transparantie AI- Elke AI-bewerking wordt bijgehouden. Leden kunnen zien wat de AI deed, wanneer en waarom. Voor alle AI-geheugenfuncties is individuele toestemming nodig.

Federatie

• -Verbindingen tussen villageen- Verbind je village met andere villageen terwijl je gegevens soeverein blijven. Federatie-overeenkomsten zijn wederzijds: beide villageen moeten de verbinding goedkeuren.
• -Granulairetoestemmingen - Kies precies wat je wilt delen: ontdekking van leden, villagesoverschrijdend bellen, chatten, zelfs zoeken in stamboom. Elke toestemming wordt individueel beheerd.
• -Uitstaprechten - Elk village kan een federatie op elk moment beëindigen. Je gegevens blijven van jou.

4. De rol van eigenaar

Als eigenaar van het village heb jij deze ruimte gecreëerd. Jij bent verantwoordelijk voor de gezondheid, de cultuur en de richting.

Wat alleen eigenaren kunnen doen

• -Factureringen abonnement - Beheer het Village-abonnement, de betalingsmethode en uitbreidingen. Je niveau bepaalt de capaciteit (ledenlimieten, opslag, videominuten, gelijktijdige gesprekken) - alle functies zijn beschikbaar op elk niveau. Je kunt factureringsbevoegdheid delegeren aan een penningmeester zonder hem volledige moderator-toegang te geven.
• -Moderators aanstellen- Beoordeel leden die geslaagd zijn voor het Village Fundamentals examen en geef ze de status van stagiair om het moderatorcertificeringstraject te beginnen.
• -Beveiligingsbeleid instellen- Beslis of authenticatie met twee factoren optioneel, aanbevolen of verplicht is voor je leden en stel de periode in waarin je aan de voorwaarden moet voldoen.
• -Federatie configureren- Verbindingen met andere Villageen goedkeuren of beëindigen.
• -Functiefasen - Bepaal welke functies zichtbaar zijn voor leden door fasen 0-5 te doorlopen. Alle functies zijn altijd beschikbaar voor jou.

Wat eigenaren delen met moderators

Eenmaal gecertificeerd, werken moderators samen met jou aan:

• -Inhoudmodereren (gemarkeerde inhoud beoordelen, de beoordelingswachtrij beheren)
• -Ledenbeheer (uitnodigingen, rollen toewijzen, subgroepen organiseren)
• -Communicatie(aankondigingen, Smart Inbox nakijken)
• -Analyse (inzicht in betrokkenheid, auditlogs bekijken)

Kosten delen

Binnenkort: 2 tot 10 Sustainers kunnen de abonnementskosten gelijk verdelen, waardoor de financiële verantwoordelijkheid wordt verdeeld onder degenen die het meest investeren in het draaiende houden van de Village.

5. De rol van moderator

Moderators worden niet zomaar aangesteld - ze worden gecertificeerd. Dit zorgt ervoor dat iedereen die je Village beheert de waarden, de tools en hun verantwoordelijkheden begrijpt.

Het accreditatietraject

6. De beheertools

Gecertificeerde moderators en eigenaars hebben toegang tot een aantal beheertools, gegroepeerd per functie.

Inhoud beheren

• -ContentModeratie - Controleer gemarkeerde content, onderneem actie bij beleidsovertredingen en communiceer beslissingen naar leden.
• -Aankondigingen- Stuur aankondigingen naar alle leden via de aankondigingsbel. Afleverings- en leespercentages bijhouden.
• -Bestandenopruimen - Verwijderde bestanden beheren voordat ze definitief worden verwijderd.

Ledenbeheer

• -Gebruikersbeheer - Alle leden bekijken, rollen bewerken, uitnodigingen beheren (in behandeling, verlopen, geaccepteerd) en nieuwe leden uitnodigen.
• -Subgroepbeheer - Subgroepen maken en organiseren met flexibele zichtbaarheidscontroles.
• -Feedback van gebruikers- Feedback van leden bekijken en beantwoorden.

Communicatie

• -SmartInbox - Inzendingen van e-mail naar inhoud beoordelen, AI-classificaties goedkeuren of afwijzen en de publicatiewachtrij beheren.
• -Portaalcontacten - Beheer externe contactlijsten voor je village.
• -Portaalconversaties - Conversaties met externe contactpersonen afhandelen via het villagesportaal.
• -Contactaanvragen - Controleer berichten die zijn verzonden via het contactformulier van je Clubvillage.

Analytics en monitoring

• -AnalyticsDashboard - Bekijk gebruiksstatistieken, engagementgrafieken, ledengroei en exporteer gegevens als CSV.
• -Auditlogs - Elke administratieve actie wordt vastgelegd. Blader, filter en bekijk het volledige auditspoor.
• Monitoring- Overzicht van systeemgezondheid en -prestaties.
• -PortaalAnalytics - Analytics specifiek voor uw externe portaalactiviteit.
• -Platformupdates - Bekijk bugfixes en feedbackoplossingen van het platformteam.

Configuratie

• -Instellingen- Village-brede instellingen configureren, inclusief functies, woordenschat en beveiligingsbeleid.
• Bestuur- AI-bestuursregels, transparantiecontroles en grondwettelijke principes.
• -Federatie - Beheer federatieovereenkomsten en villagesoverschrijdende ontdekking.
• Triage in portaal- Regels voor triage van e-mails en vertrouwensdrempels configureren.

Gegevensbeheer

• Back-upen herstel - Maak en beheer back-ups van je villagesgegevens.
• -Import van stamboomgegevens - Importeer stamboomgegevens (GEDCOM-bestanden) voor familievillageen.

7. Instellingen die je moet configureren

Tijdens en na de installatie bepaal je hoe je Village werkt via verschillende configuratiegebieden.

Functiefasen

Je village onthult functies geleidelijk via zes fasen (0-5), zodat leden de tijd hebben om te leren voordat nieuwe mogelijkheden worden geïntroduceerd. Alle functies zijn beschikbaar op elk abonnementsniveau - de fasen bepalen wanneer ze zichtbaar worden voor leden. Je kiest zelf wanneer je verder gaat.

Fase 0: Dashboard, Verhalen, Leden, Chat. Fase 1: + Videogesprekken, Agenda, Nieuws. Fase 2: + Documenten, Polls, Bronnen, Series. Fase 3: + Stamboom, Federatie, Portaal. Fase 4: + Slimme inbox, AI-instellingen. Fase 5: Alles.

Woordenlijst

Pas elke term aan die in je Clubvillage wordt gebruikt. Acht belangrijke termen worden gemarkeerd tijdens het instellen:

• -Villagesnaam (hoe je gemeenschap naar zichzelf verwijst)
• -Inhoudstermen (hoe je verhalen noemt, zowel enkelvoud als meervoud)
• -Mensentermen (wat je leden noemt, zowel enkelvoud als meervoud)
• -Activiteitstermen (discussies, galerij titel, bijdrage paginatitel)

Beveiliging

• - Beleid voor authenticatie met twee factoren - Kies uit drie niveaus:
  • -Optioneel- Leden kunnen het inschakelen als ze dat willen.
  • -Aanbevolen- Leden worden aangemoedigd om het in te schakelen, met periodieke herinneringen.
  • -Verplicht- Leden moeten authenticatie met twee factoren inschakelen binnen een bepaalde periode (instelbaar van 7 tot 90 dagen, standaard 30 dagen)
  .

Authenticatie met twee factoren maakt gebruik van tijdgebaseerde eenmalige wachtwoorden (TOTP), compatibel met elke authenticatie-app. Er worden acht back-upcodes gegenereerd voor accountherstel.

Slimme inbox

• -Verwerking van e-mail naar inhoud in-of uitschakelen
• -De vertrouwensdrempel voor automatisch publiceren instellen(standaard: 70%)
• -Stelde beoordelingsdrempel in(standaard: 60% - onder deze drempel wordt inhoud gemarkeerd voor handmatige controle)
• -Adressen van witte en geblokkeerde afzenders beheren
• -Standaardzichtbaarheid van inhoud configurerenvoor automatisch gepubliceerde items

Privacy

• - Standaard zichtbaarheid van inhoud - Kies de standaard voor nieuwe inhoud:
  • -Alleleden - Zichtbaar voor iedereen in het village
  • - Geselecteerdeleden - Alleen zichtbaar voor specifieke subgroepen
  • -Alleenik - Privé voor de auteur totdat deze ervoor kiest om te delen

Kalender

• -Standaard vakantieregio's instellenvoor je kalender
• -Configureerhoe belangrijke datums worden bijgehouden en weergegeven

8. Privacy en veiligheid - jouw verantwoordelijkheden

Je Village is gebouwd op een architectuur die alleen voor leden toegankelijk is. Er is geen concept van een "bezoeker" of "publieke toegang". Iedereen die inhoud ziet in je Village is uitgenodigd, heeft een account aangemaakt en is aangemeld.

Zichtbaarheidsniveaus

Elk stuk content in je village heeft een zichtbaarheidsinstelling:

• -Alleleden - Iedereen in het village kan het zien.
• -Geselecteerdeleden - Alleen leden van specifieke subgroepen kunnen het zien.
• -Alleenik - Privé voor de auteur.

Dit zijn de enige opties. Er is geen "publieke" instelling omdat er geen publieke toegang is.

Authenticatie met twee factoren

Authenticatie met twee factoren (vaak 2FA genoemd) voegt een tweede beveiligingslaag toe naast een wachtwoord. Na het invoeren van een wachtwoord moet een lid ook een korte code invoeren van een authenticatie-app op zijn telefoon.

Als eigenaar bepaal jij het beleid:

• -Vooreen gewone gemeenschapsgroep kan optioneel prima zijn.
• -Vooreen familie die gevoelige documenten bewaart, geeft aanbevolen leden een duwtje in de rug.
• -Vooreen village dat vertrouwelijke informatie verwerkt, zorgt verplicht ervoor dat elke account beschermd is.

Bestandsbeveiliging

Alle geüploade bestanden worden gevalideerd op type, grootte en formaat voordat ze worden opgeslagen. Het systeem controleert bestandsextensies en inhoudstypen om schadelijke uploads te voorkomen.

Audit logging

Elke administratieve actie in je Village wordt vastgelegd in een audit trail. Dit omvat:

• -Contentmoderatie beslissingen
• -Wijzigingen in ledenrollen
• -Updates van beveiligingsconfiguraties
• Back-upoperaties
• -Wijzigingen van instellingen

Auditlogs kunnen gefilterd worden op datum, categorie, ernst en de persoon die de actie ondernam. Ze worden twee jaar bewaard.

Gegevensbescherming (GDPR)

Je Village bevat tools voor het beheren van verzoeken van betrokkenen:

• Toestemmingsbeheer - Leden beheren hun toestemmingsvoorkeuren, inclusief afzonderlijke toestemming voor AI-functies (triagegeheugen, OCR-geheugen, samenvattingsgeheugen).
• -Gegevensexport - Leden kunnen een export van hun persoonlijke gegevens aanvragen.
• -Rechtop wissen - Processen voor het afhandelen van verzoeken tot wissen.

9. Je instelproces

Als je klaar bent om je Clubvillage te configureren, kun je kiezen uit drie paden.

Pad 1: Begeleide wizard

Een stap-voor-stap uitleg in je eigen tempo. De voortgangsstippen laten zien waar je bent en je kunt naar elke stap springen. Het beste als je bij elke beslissing begeleid wilt worden.

Pad 2: Zelfgestuurde checklist

Alle zeven installatiestappen worden weergegeven als een checklist. Voltooi ze in een willekeurige volgorde. Een voortgangsbalk laat zien hoe ver je bent. Het beste als je al een duidelijk beeld hebt van wat je wilt.

Path 3: Geplande installatie

Dezelfde zeven stappen, verspreid over ongeveer een week. Je ontvangt e-mailherinneringen wanneer elke stap voltooid moet zijn:

• -Dag1 - Villagesidentiteit en functies
• -Dag3 - Woordenlijst en eerste moderator
• -Dag5 - Leden uitnodigen en beveiliging
• -Dag7 - Creëer je eerste inhoud

Het beste als je een gestructureerd tempo met zachte duwtjes wilt.

De 7 configuratiestappen

Welk pad je ook kiest, de stappen zijn hetzelfde:

1. 1 Identiteit van het village - Geef je village een naam, schrijf een korte beschrijving en upload een logo. (Geschat: 5 minuten)
2. 2 Kies functies - Bekijk welke functies je village gaat gebruiken. Alle functies zijn beschikbaar op elk niveau. Het systeem stelt een beginfase voor op basis van je Villagestype. (Geschat op: 5 minuten)
3. 3 Woordenschat aanpassen - Bekijk de terminologie die het platform gebruikt en pas termen aan zodat ze beter bij de taal van je gemeenschap passen. (Geschat op: 3 minuten)
4. 4 Nodig je eerste moderator uit - Stuur een e-mailuitnodiging naar iemand die je vertrouwt om het village te helpen beheren. Deze stap is optioneel - je kunt dit later doen. (Geschat op: 3 minuten)
5. 5 Nodig leden uit - Voeg e-mailadressen toe voor de mensen die je wilt uitnodigen. Je kunt klein beginnen en later meer mensen uitnodigen. (Geschat op: 5 minuten)
6. 6 Beveiliging en privacy - Stel je twee-factor authenticatiebeleid in en kies de standaard zichtbaarheid voor nieuwe inhoud. (Geschat op: 5 minuten)
7. 7 Maak je eerste inhoud - Schrijf je eerste verhaal, nieuwsbericht of evenement. Dit geeft je Village iets wat leden kunnen zien als ze aankomen. Optioneel, maar aanbevolen. (Geschat: 10 minuten)

Je kunt ook op elk moment tijdens het proces een één-op-één installatiesessie boeken met een vertegenwoordiger van het platform. Beschikbare tijden worden getoond in het boekingssysteem en sessies kunnen minstens 24 uur van tevoren worden ingepland.

10. Hulp krijgen

U staat er niet alleen voor. Er zijn verschillende ondersteuningskanalen beschikbaar:

• -Zelfstudiesysteem - Ingebouwde zelfstudies met voortgangstracering. Modules behandelen dezelfde onderwerpen als het accreditatietraject van de moderator, zodat je het platform leert terwijl je het gebruikt.
• -In-AppHelp - Contextuele begeleiding doorheen het platform.
• -SetupSession Booking - Plan een één-op-één sessie met een vertegenwoordiger van het platform om samen de configuratie te doorlopen.
• E-mailondersteuning - Bereik het platformteam rechtstreeks voor vragen, problemen of feedback.
• -Platformupdates - Een speciale pagina in de beheertools toont recente bugfixes en verbeteringen op basis van feedback uit de gemeenschap.

11. Wat gebeurt er daarna?

Hier is je pad vanaf hier:

1. 1 Accepteer de uitnodiging en maak je account aan (als je dat nog niet hebt gedaan).
2. 2 Kies uw installatiepad - begeleide wizard, zelfgestuurde checklist of gepland over een week.
3. 3 Doorloop de zeven installatiestappen op het tempo dat bij jou past.
4. 4 Nodig je eerste leden uit - zelfs twee of drie mensen zijn genoeg om het village tot leven te brengen.
5. 5 Je village is live wanneer jij er klaar voor bent. Er is geen startknop. Zodra leden zich kunnen aanmelden en content kunnen zien, ben je klaar.

Neem de tijd. Een village groeit het best als het bewust groeit.

Dit document is voor het laatst bijgewerkt op 11 februari 2026.